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09/03/2007 - Check-up completo dos computadores e softwares

Você sabe como estão os computadores e softwares de sua empresa? Eles estão atendendo às suas necessidades ou começam a dar problemas? Nem sempre é fácil fazer esse tipo de levantamento. Mas, com a ajuda dos consultores do Extreme Makeover Tecnológico e Financeiro, você conseguirá listar os quesitos importantes para dimensionar se os equipamentos e softwares da sua empresa estão adequados ou se já é hora de um upgrade. Veja a seguir um check list completo para avaliar seus micros e programas.

Elétrica

Verifique a capacidade e estabilidade da rede elétrica da sua empresa. Isso irá prevenir diversos problemas incluindo a perda de equipamentos sensíveis.

Utilize estabilizadores e No-Breaks. Os estabilizadores irão estabilizar as correntes enquanto o no-break será responsável por manter equipamentos vitais como servidores e PCs em uma eventual falta de energia.

Ambiente Temperatura

Cada aparelho possui uma faixa de desempenho em uma determinada temperatura.

Além de prolongar a vida útil do seu equipamento, alguns deles são sensíveis a umidade e alta temperatura, como notebooks e servidores. Verifique a temperatura de operação dos seus equipamentos e administre o ambiente para mantê-la em condição favorável

Ergonomia

Além do equipamento, vale a pena valorizar a saúde do usuário. Um ambiente confortável e propicio para execução das tarefas não só melhora a disposição do usuário como também a produtividade individual e da equipe.

Hardware

O hardware é diretamente influenciado pela evolução dos programas que são rodados nele. Os softwares por sua vez, estão cada vez mais completos e agregando novos recursos. Nesse momento o mercado passa por um momento de renovação tecnológica.

Em compensação os preços estão cada vez mais acessíveis, tanto para hardware quanto para software. Em regra geral, os programas devem ajudar os processos a se tornarem mais rápidos e efetivos. Se acontece o contrário, é hora de uma reformulação. Um exemplo de configurações por execução de tarefas

Media
Boa
Recomendada
Alta Perfomance

256 MB RAM
512 MB RAM
1 GB
2 GB RAM

HD 40 GB
HD 60- 80 GB
HD 80-100 GB
HD 180GB ou maior

Processadores até 1.5Ghz
Processador até 2.0 Ghz
Processador de 2.0 Ghz
Processadores Dual Core

Windows XP
Windows XP/Vista
Windows Vista
Windows Vista

Configuração para serviços básicos de escritório tais quais planilhas e elaboração de textos , internet, email.
Configuração ideal para serviços específicos como planilhas financeiras, programas de gestão, relacionamento com cliente, etc.
Configuração para serviços que impactam diretamente nos negócios, como serviços operacionais, administrativos e diretoria e suporte de tecnologia.
Configuração ideal para execução de múltiplas tarefas, tarefas de valor crítico para o negócio e aplicativos profissionais para tratamento de imagens, áudio, etc.

Necessidade de mobilidade

Vale a pena pensar numa solução móvel? O ideal é avaliar qual o real impacto do acesso a informação no seu negócio. Se este for visto como crítico, essencial e se a informação for muito dinâmica, é hora de investir sim em mobilidade.

Um estudo das necessidades irá apontar o ideal, seja um notebook, PDA, smartphone ou telefone para lhe oferecer acesso aos recursos da sua empresa em qualquer lugar, trazendo o seu escritório junto com você. Os preços desses equipamentos são bem equivalentes. Além disso, recurso como acesso remoto a informações e estrutura, compartilhamento de arquivos e trabalho colaborativo em lugares distintos também devem ser avaliados.

Para avaliar se seu equipamento é compatível com o Windows vista utlize o Windows Vista Upgrade advisor (http://www.microsoft.com/windowsvista/upgradeadvisor/) . Ele irá verificar todos os seus aplicativos e mostrar um relatóirio de compatibilidade.

Software

Os sistemas operacionais definem em quais serão os recursos disponíveis para uma determinada tarefa. Novos sistemas operacionais como o Microsoft Windows Vista trazem recursos de produtividade e fluxo de trabalho. Vale a pena fazer um levantamento das necessidades do usuário para avaliar o upgrade.

Além deles, os aplicativos de produtividade, como o Pacote Microsoft Offices são essenciais para resolver 90% das tarefas dentro de uma pequena empresa. Os recursos do novo 2007 Microsoft Office System traz melhorias e otimizações para reduzir o tempo de trabalho para um determinado resultado. Para máquinas mais simples existe o Microsoft Office 2003. vale a regra do sistema operacional, uma avaliação das necessidades de quem irá executar as tarefas.

Essa relação (hardware x software x sistema operacional x desempenho) também deve ser aplicado para softwares customizados como CRM, Financeiro, Administrativo e outros que sejam utilizados.

Modelos de Licenciamento

Escolha um modo de licenciamento adequado para sua realidade.

A Microsoft oferece diversos modelos de aquisição para a pequena empresa.

FPP: Compra convencional de caixas em lojas presentes no varejo.

OEM: Aquisição do software junto com a compra do equipamento, vindo instalado de fábrica.

Licenciamento por Volume: São as comprar realizadas por volume, a partir de 5 licenças, com uma política comercial diferenciada. É a solução ideal para pequenas empresas que precisem de recursos em volume. Pode-se optar pela solução com garantia de upgrade.

Kit de regularização: São Kits e políticas comerciais para a regularização de sistemas que estão irregulares.

Rede

A estrutura de rede é essencial para qualquer empresa atual. Essa estrutura deve acompanhar não somente a quantidade de equipamentos conectados a ela, como também a necessidade de serviços como o compartilhamento de arquivos, por exemplo.

Rede sem servidor: Uma rede ponto a ponto compartilha os recursos entre as máquinas, mas não centraliza a informação em nenhuma delas, dificultando o compartilhamento de arquivo, políticas de backup e gerenciamento. Suporte ideal até 5 máquinas.

Redes com servidor: São estruturas com políticas determinadas. Cada usuário é um individuo dentro da rede, facilitando o gerenciamento, políticas de backup, etc. Nesse modelo, as informações e arquivos estão centralizadas e podem ser compartilhadas simultaneamente.

Redes sem fio: Em qualquer uma das opções acima, redes são fio são uma opção barata e segura. Além da mobilidade, as redes sem fio possuem um custo de implementação bem próximos da rede cabeada e ainda oferecem um custo de manutenção muito inferior, principalmente pela ausência de cabos, evitando novo cabeamento, e estrutura para passagem dos cabos.

Impressão

Por várias vezes, pequenas empresas compram impressoras no varejo sem analisar o impacto disso nas suas finanças. Antes de qualquer coisa determine qual o seu volume mensal de impressão em preto e colorido. Com esses valores em mãos ficará mais fácil determinar quais serão os modelos possíveis.

Existem impressoras ideais para pouco volume colorido com maior em preto-e-branco, vice-e-versa ou ambos. Existem ainda impressoras laser ou jato de tinta. Isso irá diminuir drasticamente o valor da página impressa.

Fonte: Pequenas & Grandes Negócios



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